Kết quả triển khai Kế hoạch xây dựng hệ thống văn bản điện tử ở Sóc Trăng (Lượt xem: 2565)

Ngày 14/10/2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết 36a về Chính phủ điện tử, trong đó Chính phủ tiếp tục nhấn mạnh “Xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử từ Chính phủ đến cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã. Tạo lập môi trường điện tử để người dân giám sát và đóng góp cho hoạt động của chính quyền các cấp”.

Trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng, Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành vẫn chưa được chính thức triển khai do nguồn kinh phí dành cho ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm vẫn chưa đáp ứng nhu cầu thực tế. Để đáp ứng phần nào nhu cầu của các đơn vị, Sở Thông tin và Truyền thông đã chỉ đạo cho Trung tâm công nghệ thông tin và Truyền thông tiếp nhận chuyển giao công nghệ một số phần mềm quản lý văn bản của các tỉnh, thành phố và đem về triển khai thử nghiệm cho một số cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Tính đến cuối năm 2015, đã có 22 cơ quan triển khai sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành. Việc triển khai này chỉ đáp ứng nhu cầu trước mắt cho công tác chỉ đạo, điều hành nội bộ ở các cơ quan, chưa thể thực hiện liên thông, thông suốt văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan và giữa tỉnh với Chính phủ. Ông Nguyễn Minh Chiến, Phó Giám đốc Sở Thông và Truyền thông tỉnh Sóc Trăng, nhận xét: “Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành có vị trí, vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, là rường cột trong xây dựng chính quyền điện tử ở địa phương, góp phần nâng cao năng lực chỉ đạo, điều hành của cán bộ, công chức. Tiết kiệm rất lớn chi phí hoạt động và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc. Công khai, minh bạch các thông tin quản lý Nhà nước trên môi trường mạng để người dân tiện theo dõi, giám sát. Lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá được năng lực công tác của cán bộ, công chức trong cơ quan”.

Hạ tầng kỹ thuật trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh ngày càng được hoàn thiện, cũng tạo điều kiện thuận lợi triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động. Tính đến cuối năm 2015, Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh được trang bị đủ mạnh để ảo hóa và cung cấp tài nguyên cài đặt các ứng dựng trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, gồm 17 máy chủ, 03 tường lửa, 01 thiết bị lọc web, 01 hệ thống lưu trữ tập trung, 01 thiết bị lưu trữ dự phòng và các thiết bị an toàn, an ninh khác. Tổng dung lượng kết nối internet tại Trung tâm tích hợp dữ liệu là 232 Mbps. 100% các Sở, Ban ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố đều được tham gia kết nối vào hệ thống mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước, hình thành nên hệ thống mạng dùng riêng kết nối liên thông đến tất cả các cơ quan Nhà nước trực thuộc UBND tỉnh với tốc độ 4Mbps. Hiện tại, 29/29 đơn vị thuộc tỉnh (18 sở ngành và 11 huyện, thị xã, thành phố) và 60/109 xã, phường, thị trấn đã có mạng LAN, tất cả các đơn vị này đều được truy cập internet tốc độ cao. 100% sở ngành, UBND cấp huyện được tham gia kết nối vào hệ thống mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh kết nối đến cổng ra tập trung đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh. Số lượng máy tính được trang bị cho cán bộ, công chức nhằm phục vụ cho công việc ngày càng tăng, góp phần tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, tăng năng suất, hiệu quả công việc. Ông Nguyễn Diệp Á, Phó Chánh văn phòng Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Sóc Trăng, cho biết: “ Hiện tại Sở đang tồn tại 81 thủ tục thuộc 4 lĩnh vực là văn hóa, gia đình, thể thao và du lịch. Năm 2015 được UBND tỉnh hỗ trợ 80 triệu đồng để mua máy vi tính, camera và các thiết bị phụ kiện liên quan để phục vụ cho một cửa điện tử. Qua quá trình vận hành và thử nghiệm đã giúp cán bộ chuyên môn cập nhật hồ sơ rất nhanh, người dân hay doanh nghiệp cũng dễ dàng tra cứu thông tin các thủ tục của Sở khi có nhu cầu”.

Là 1 trong 22 cơ quan được triển khai sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành, thời gian qua, để hoạt động hiệu quả và phát huy hết tính năng của phần mềm, UBND thành phố Sóc Trăng đã trang bị 12 máy scan cho văn phòng và UBND 10 phường, triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, tạo điều kiện thuận lợi trong xử lý công việc hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của các đơn vị. Qua đó, UBND thành phố đã phối hợp VNPT Sóc Trăng đến từng đơn vị hướng dẫn sử dụng phần mềm cho cán bộ, công chức.

Công tác quản lý văn bản theo hệ thống điện tử

Đến nay, phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã phát huy hiệu quả, giúp UBND thành phố tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí văn phòng phẩm. Việc tiếp nhận xử lý các văn bản, tài liệu trong quá trình thực hiện kể cả việc tìm kiếm, tra cứu hoặc lưu trữu các thông tin, tài liệu đều được thực hiện trên máy tính, nên rất thuận lợi cho công việc. Công tác điều hành tác nghiệp của lãnh đạo, cán bộ chuyên môn được nâng cao nhờ đảm bảo đủ thiết bị công nghệ thông tin phục vụ triển khai phần mềm trên môi trường mạng được thông suốt, an toàn và bảo mật. Tất cả các máy tính đều được kết nối, do đó tất cả các phòng từ lãnh đạo đến chuyên viên đều có thể trao đổi thông tin và giải quyết công việc trên mạng máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản điều hành. Về việc phân quyền, kiểm soát hệ thống công nghệ thông tin tại đơn vị sẽ được thực hiện hiệu quả hơn. Kiểm soát công việc cần thực hiện, hỗ trợ phối hợp công tác với các bộ phận khác được nhanh chóng, chính xác. Việc đưa thông tin lên phần mềm quản lý văn bản điều hành được nhanh chóng thông qua hệ thống máy scan. Ông Nguyễn Hữu Ngân, Phó Chánh văn phòng UBND thành phố Sóc Trăng, nhận xét: “Sau khi thử nghiệm phần mềm quản lý văn bản điện tử chúng tôi thấy rất thuận lợi trong quản lý, điều hành trao đổi giữa các đơn vị liên quan. Cái thuận lợi trong hệ thống văn bản điện tử này là văn bản đến bộ phận chuyên môn có thể lưu trữ câp nhật ngay trên hệ thống, quản lý được hệ thống văn bản lưu trữ và văn bản đi… Nhìn chung sử dụng hệ thống này đảm bảo yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban, các phường đến thành phố, bảo đảm tính minh bạch, công khai, chính xác”.

Thời gian qua, các văn bản chỉ đạo điều hành trong nội bộ 22 cơ quan đã triển khai đều được thực hiện qua môi trường mạng. Lãnh đạo các cơ quan này có thể phân công, chỉ đạo, giám sát việc xử lý các văn bản của tất cả cán bộ, công chức trong toàn cơ quan ở bất cứ nơi đâu thông qua môi trường mạng. Tuy nhiên việc gửi, nhận các văn bản điện tử giữa các cơ quan chỉ thực hiện thông qua hệ thống thư điện tử của tỉnh. Ông Bùi Tấn Thông, Phó Chánh văn phòng Sở Xây dựng tỉnh Sóc Trăng, cho biết: “Sở đã sử dụng từ năm 2015 đến nay, qua thời gian thực hiện chúng tôi thấy phần mềm quản lý điện tử này mang lại những thuận lợi rất ưu việt đó là hỗ trợ cho công tác chuyên môn tại Sở Xây dựng trong việc trao đổi giữa các ngành, có thể là trao đổi trực tiếp miễn là ở đó có kết nối mạng. Hỗ trợ trong việc tìm kiếm các văn bản trước đây rất nhanh”.

Năm 2016, Sở Thông tin và Truyền thông đã tham mưu UBND tỉnh triển khai hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành cho tất cả các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã trên địa bàn tỉnh. Hình thành nên trục liên thông văn bản điện tử trên môi trường mạng thông suốt từ Chính phủ đến cấp xã theo tinh thần Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Dự án này sẽ triển khai từ quý III/2016 và hoàn tất trong năm 2016. Ông Nguyễn Minh Chiến, Phó Giám đốc Sở Thông và Truyền thông tỉnh Sóc Trăng, cho biết: “ Để đẩy mạnh việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh theo tinh thần chỉ đạo của Chính phủ, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tham mưu UBND tỉnh triển khai đồng bộ, kịp thời, có hiệu quả dự án “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành” trong năm 2016. Sở sẽ tăng cường công tác hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan khai thác triệt để hiệu quả hệ thống này. Từng bước ứng dụng chữ ký số trong trao đổi thông tin, giao dịch giữa các cơ quan và giữa các cơ quan với người dân và doanh nghiệp. Đặc biệt là tham mưu cho UBND tỉnh ban hành “Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Sóc Trăng” nhằm tạo cơ sở pháp lý để các cơ quan trao đổi, quản lý văn bản điện tử, đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý, điều hành; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao chỉ số PCI, ICT, INDEX so với các tỉnh thành trong cả nước và từng bước xây dựng thành công mô hình chính quyền điện tử tại tỉnh nhà”,

Theo Sở Thông tin và Truyền thông, thời gian tới, nếu việc kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước chính thức đi vào hoạt động sẽ góp phần giảm tỉ lệ sử dụng giấy tờ, giảm thời gian xử lý công việc, cung cấp công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước./.

Hải An